• #teams
  • #tips
  • #microsoft

Digitale hulpmiddelen voor communicatie

In deze moeilijke tijd waar veel mensen thuiswerken zoekt iedereen naar manieren om met elkaar in contact te komen en blijven. Digitale middelen spelen daarbij een grote rol. Eén van de digitale oplossingen die momenteel veel gebruikt wordt is Microsoft Teams. Teams is onderdeel van Office 365 en dus al bij veel bedrijven aanwezig. Niet iedereen gebruikt Teams al, daarom is het even zoeken naar manieren hoe je het beste kunt omgaan met deze tool.

Proud Nerds is als leverancier en beheerder van Office 365 installaties uiteraard beschikbaar voor ondersteuning bij het gebruik van Teams en andere Office 365 toepassingen. Hieronder volgen een paar tips die het vergaderen via Teams wat makkelijker maken.

Tips & tricks

Het plannen van een overleg via Teams kan het makkelijkst via Outlook. Of je nu gebruik maakt van Outlook lokaal of via Outlook Online, als je een nieuwe vergadering start kun je er voor kiezen om het een Teams overleg te laten zijn:

Klik simpelweg op de knop Nieuwe Teams-vergadering en voeg dan de personen toe die je wilt spreken. In de mail die de genodigden ontvangen, staat een knop om deel te nemen. De Teams-vergadering vindt plaats in een tijdelijke Teams-sessie die na afloop weer wordt opgeheven. Deelnemers hoeven dus geen lid te zijn van een Team en ook personen van buiten je organisatie kunnen uitgenodigd worden en deelnemen.

Ad-hoc overleg kan met iedere gebruiker of met een groepje van gebruikers ook vanzelfsprekend direct vanuit Teams. Ga naar het Team dat je wilt spreken en kies een kanaal. Klik dan onderin het scherm op het camera icoontje:

Voeg een onderwerp toe en klik op Nu vergaderen:

Eenmaal in de sessie zijn er en aantal opties die elke deelnemer kan instellen:

Te beginnen met de iconenbalk onderin, vanaf rechts:

  • Ophangen
  • Deelnemers tonen (bij een ad hoc sessie zijn er nog geen andere deelnemers. Je kunt die toevoegen door de leden van het betreffende team aan te klikken in de lijst rechts, waarna ze een uitnodiging ontvangen of door aan de bovenkant iemand op naam te zoeken en toe te voegen).
  • Chat tonen
  • opent het lijstje met acties die er boven getoond worden. Enkele handigheidjes:
    • Mijn achtergrond vervagen
    • Opname starten. Dit neemt de sessie op vanaf het moment dat er geklikt wordt op die optie. De opgeslagen sessie wordt later in het kanaal als link beschikbaar gemaakt. De optie kan het best aangezet worden door de persoon die de vergadering initieert.
  • Scherm delen
  • Microfoon aan/uit zetten
  • Camera aan/uit zetten

Het is mogelijk om in uw eigen Teams omgeving een apart team te creëren waarin een aantal veelgebruikte functies van Teams aan de hand van korte video’s worden toegelicht. Op die manier kunnen medewerkers heel snel vertrouwd raken met bepaalde functionaliteiten. Als u behoefte heeft aan een dergelijk trainingscenter, neem dan contact met ons op en wij richten dat voor u in. De video’s zijn allemaal in het Engels.

Vergeet niet na afloop van een overleg de sessie te beëindigen via het Ophangen icoon. Een openstaande sessie met camera kan tot ongewenste situaties leiden. Zie 5 embarrasing mistakes using Microsoft Teams.

Let’s connect

We hebben altijd zin in nieuwe en uitdagende projecten. We gaan graag met je in gesprek!