7x verborgen gevaren in digitale projecten Projectmanagement
Bij Proud Nerds hebben we de afgelopen jaren talloze digitale projecten geëvalueerd.
Wat ons opviel: de technologische uitdagingen zijn meestal niet de oorzaak
van een ontsporing in een project. Wat dan wel?
De minder zichtbare, menselijke fouten! Hoe je die voorkomt? Dat delen wij in dit blog!
1. De klant is onbewust van de benodigde vaardigheden
Wat er allemaal komt kijken bij een digitaal project is meestal de grote vraag. Als de klant niet begrijpt wat de plannen precies zijn, ontstaan er snel verkeerde verwachtingen. Dit kan zorgen voor vertragingen, extra werk en een minder goed eindresultaat. Investeer in verwachtingsmanagement en communicatie. Hierdoor voorkom je problemen en bouw je vertrouwen!
Tips:
- Organiseer een kick-off waarin je het plan en de werkwijze uitlegt in begrijpelijke taal
- Communiceer regelmatig en deel statusupdates
- Gebruik visuele hulpmiddelen zoals demo’s en screenshots
- Leg scopewijzigingen altijd goed vast en bespreek de impact
- Herhaal belangrijke punten in status overleggen
2. Samenwerken met derde partijen
Afhankelijkheid van externe leveranciers brengt risico’s met zich mee. Als zij niet leveren of goed presteren, kom jij in de problemen. Dit kan negatief afstralen op jouw organisatie en het project vertragen of zelfs laten mislukken. Door proactief te sturen op samenwerking en communicatie met externe partijen, houd je grip op het project.
Tips:
- Breng vooraf de risico’s in kaart en communiceer deze duidelijk
- Benoem tijdens de kick-off afhankelijkheden en schets scenario’s in offertes
- Toets de verwachtingen van de derde partij
- Escaleer tijdig bij problemen en communiceer formeel met beslissingsbevoegden
3. Grote koers- of scopewijzigingen
Scopewijzigingen zijn soms onvermijdelijk, wel kunnen ze grote gevolgen hebben voor de planning, het budget en resultaat. Het is belangrijk dat je er nooit vanuit gaat dat je klant de impact van een wijziging zelf inziet. Breng ze hier dus altijd van op de hoogte, zodat ze niet gefrustreerd raken.
Tips:
- Zorg vanaf de start voor een heldere scope en stem deze af met alle betrokkenen
- Leg wijzigingen altijd vast en bespreek ze direct
- Geef bij onduidelijkheid een ballparkindicatie van de impact
- Pas de planning en het budget aan bij grote wijzigingen
- Communiceer consequent over gevolgen van aanpassingen
4. Beslissingen zonder bevoegdheid
Soms neemt jouw contactpersoon besluiten die later door directie worden teruggedraaid. Wat er dan gebeurt? Je raadt het al, het project is vertraagd en heeft tot grote miscommunicatie geleid. Grote kans dat jouw contactpersoon niet bevoegd was om dit besluit door te voeren. De oorzaak hiervan is dat er over het algemeen onduidelijkheid is over wie mag beslissen. Houdt dus je proces transparant en voorkom dat je werk voor niets doet.
Tips:
- Leg rollen en verantwoordelijkheden vast, bijvoorbeeld met het RACI-model
- Definieer het besluitvormingsproces vooraf
- Communiceer helder over bevoegdheden
- Herzie rolverdeling bij verstoringen
- Bespreek efficiëntie en besluitvorming regelmatig
5. Uitstellen en niet ingrijpen
Problemen stapelen zich op en ontploffen als je ze niet tijdig aanpakt, dat weten we allemaal. De grote boosdoener hierbij is uitstelgedrag. Zonde, want je project loop risico om te ontsporen.
Tips:
- Bespreek de randvoorwaarden tijdens de kick-off
- Plan tussentijdse evaluaties met de klant
- Signaleer problemen in periodieke overleggen
- Bepaal acties en volg ze ook op
6. Gebrek aan communicatie en verwachtingsmanagement
Als afspraken niet duidelijk zijn, heb je kans dat er discussies ontstaan over tijd, geld en resultaat. Er ontstaan onrealistische verwachtingen en deze leiden tot teleurstellingen en misverstanden. Het is dus belangrijk om dit te voorkomen en het vertrouwen van je klant te behouden.
Tips:
- Geef statusupdates over tijd, geld en doorlooptijd
- Laat milestones aftekenen
- Benoem expliciet de gevolgen van extra wensen of kosten
- Communiceer slecht nieuws tijdig
- Leg belangrijke afspraken schriftelijk vast
7. Collega’s te laat betrekken bij problemen
De gezegde luidt niet voor niks: “Als je snel wilt gaan, ga dan alleen; als je ver wilt komen, ga samen”. Als je te lang wacht met het inschakelen van collega’s, mis je waardevolle input en ontstaan er vaak problemen.
Tips:
- Betrek je team tijdig bij budgetproblemen of klanttevredenheid
- Overleg met development-team over kostenbesparingen
- Plan korte evaluaties met de klant
- Schakel accountmanagement in bij escalaties
- Stel samen een actieplan op en communiceer dit helder
“Digitale projecten draaien altijd om mensen. Door valkuilen tijdig te herkennen en slim aan te pakken, maak je de kans op succes een stuk groter.”
