Werk slimmer met ChatGPT Van losse prompts naar projecten:
We zien het vaak gebeuren: ChatGPT wordt gebruikt als Google met iets meer charme. Je stelt een vraag, krijgt een keurig antwoord en denkt: “mooi, volgende.” Maar zo mis je de echte kracht van AI. Laat het je wereld begrijpen: je tone-of-voice, je documenten, je doelen. De gouden tip? Werk met projecten, dit zijn vaste omgevingen waarin je ChatGPT leert wie je bent en wat je bedoelt. Hierdoor werken jouw gesprekken echt ergens naartoe, in plaats van dat je alleen willekeurige antwoorden krijgt.
Waarom één prompt zelden genoeg is
Veel mensen gebruiken ChatGPT alsof het Google is. Je stelt een vraag, krijgt een antwoord en gaat weer verder. Handig voor losse taken, maar niet als je aan iets werkt dat context nodig heeft.
Stel dat je een nieuw onboardingprogramma schrijft voor je organisatie. Je vraagt: “Maak een onboardingplan voor nieuwe medewerkers.”ChatGPT maakt dan een mooi plan, maar het blijft oppervlakkig. Er zit niets in over je eigen cultuur, processen of toon. Dat komt omdat elke chat opnieuw begint. ChatGPT weet niet wie jij bent of wat er eerder is besproken. Binnen één gesprek onthoudt het model wel wat je zegt, maar zodra je van onderwerp wisselt of te veel informatie deelt, raakt het overzicht kwijt.
Daarom werk ik met projecten en agents. Die zorgen ervoor dat ChatGPT weet binnen welke omgeving het actief is en welke informatie daarbij hoort. Ik heb voor elk thema een apart project. Wanneer ik ergens aan werk, doe ik dat altijd binnen het bijbehorende project. Bijvoorbeeld:
- AI – Rapportages en verslagen schrijven
- AI – Marketing en contentplanning
- AI – Beleid en procedures
- AI – Klantcommunicatie en e-mails
Alles blijft hierdoor bij elkaar: de gesprekken, de documenten en de toon. ChatGPT begrijpt waar je mee bezig bent, gebruikt de juiste stijl en haalt informatie uit de bestanden die bij dat onderwerp horen. Dat maakt de samenwerking consistenter en de antwoorden bruikbaarder.
Wat een ChatGPT project doet
Een project in ChatGPT is een vaste werkomgeving voor één onderwerp. Je kunt er gesprekken, documenten en notities in bewaren zodat alles wat bij dat thema hoort op één plek blijft. Stel dat je werkt aan een nieuw communicatiehandboek. Je maakt een project “Communicatiebeleid” en voegt de bestaande richtlijnen en enkele voorbeeldteksten toe. Daarna vraag je: “Gebruik de documenten in dit project om een nieuwe tekst te schrijven over onze communicatiestijl.”
Omdat ChatGPT binnen het project toegang heeft tot de juiste context, sluit de tekst beter aan op je organisatie en zullen de antwoorden een stuk beter zijn. Je hoeft niet telkens opnieuw uit te leggen wat je bedoelt of hoe de toon moet klinken.
Een project bewaart drie dingen:
- Gesprekken: zo grijp je altijd terug op eerdere uitwisselingen.
- Documenten: dienen als bron voor nieuwe opdrachten aan de AI.
- Project-specifieke voorkeuren: zoals schrijfstijl of onderwerp.
Projecten zijn vooral handig bij werk dat zich over langere tijd uitstrekt: beleid, trainingen, marketing en kwaliteitsmanagement.
Wat een ChatGPT agent doet
Naast projecten kun je in ChatGPT ook met agents werken. Een project draait vooral om context, een agent draait om gedrag. Een agent is een aangepaste versie van ChatGPT met een vaste rol en toon. Zie het als een digitale collega die altijd op dezelfde manier reageert, ongeacht in welk gesprek of project je hem gebruikt.
Als je een agent instructie geeft om een knorrige oude man te zijn die het niet over politiek wil hebben dan zal hij zich altijd exact zo gedragen, ook als je hem in een prompt vraagt om vriendelijker te zijn.
Stel dat je regelmatig teksten schrijft voor interne communicatie. Maak dan een agent met de naam “Communicatiecoach”. Je geeft instructies als: “Je bent een communicatiespecialist die schrijft voor medewerkers. Gebruik korte zinnen en een toegankelijke toon.” Elke keer dat je die agent gebruikt, start hij met dezelfde achtergrond. Je hoeft zijn rol of stijl dus niet steeds opnieuw uit te leggen. Dat maakt hem betrouwbaar in toon en aanpak.
Het verschil tussen een project en een agent
Je kunt een project en een agent dezelfde informatie meegeven, maar de resultaten zullen toch verschillen. In dit overzicht wordt dat duidelijker:
Op dit moment is het helaas nog niet mogelijk om een agent bínnen een project te gebruiken. Zodra je een agent start, verlaat ChatGPT het project en start een nieuwe chat en vis versa. Voorlopig kun je dus alleen met één van de twee tegelijk werken.
Ik werk zelf graag thematisch en gebruik daarom vooral projecten. In de projectinstructies geef ik mee hoe ChatGPT zich moet gedragen. Dat combineert de voordelen van structuur en een vaste werkwijze, zonder dat ik steeds opnieuw hoef te beginnen.
Hoe maak je een project aan?
Een project aanmaken in ChatGPT is eenvoudig. Het idee is dat je een vaste werkruimte maakt voor één onderwerp. Zo kan ChatGPT informatie onthouden die bij dat thema hoort en hoef je niet steeds dezelfde uitleg te geven.
- Open ChatGPT en klik in het menu op ‘Projecten’.
Je ziet een overzicht van je bestaande projecten. Klik op ‘Nieuw project’ om een nieuwe werkruimte te maken. - Geef het project een duidelijke naam.
Kies iets wat meteen herkenbaar is, bijvoorbeeld “Onboardingprogramma 2025” of “Communicatiebeleid”. - Voeg documenten toe.
Upload bestanden die je binnen dit thema wilt gebruiken, zoals handleidingen, notities, rapporten of eerdere teksten. Voor het onboardingvoorbeeld kun je denken aan het HR-handboek, de eersteweekplanning en een overzicht van interne contactpersonen. - Beschrijf kort het doel van het project.
Zet in het veld ‘Projectinstructies’ wat je verwacht van Chat GPT binnen dit project. Dit kunnen één of twee zinnen zijn zoals: “Binnen dit project help je me het onboardingmateriaal actualiseren. Gebruik de documenten als bron en houd een warme, toegankelijke toon aan.”
Maar je kunt hier ook langere instructies geven. Ik gebruik zelf vaak instructies van enkele honderden woorden, meestal opgesteld met hulp van een andere AI. Ik beschrijf eerst wat ik binnen het project wil doen en vraag die AI om daar een projectomschrijving voor ChatGPT van te maken.
De projectinstructies vind je achter de drie puntjes rechtsboven in het scherm.
- Start een gesprek binnen het project.
Alle vragen en antwoorden worden nu aan dit thema gekoppeld. ChatGPT kan informatie gebruiken uit de instructies, de geüploade bestanden en hij onthoudt wat er eerder is besproken.
Door op deze manier te werken bouw je per onderwerp een eigen context op. Alles wat je binnen het project bespreekt, blijft relevant voor dat ene thema. Zo blijft het gebrek zuiver en kun je elk project zien als een apart dossier waar je later op kunt terugkomen.
Gebruik projecten vooral bij werk dat meerdere stappen heeft of regelmatig terugkeert: beleidsschrijven, rapportages, trainingen of het bijwerken van procedures. Voor kortere opdrachten kun je beter een losse chat gebruiken.
Tot slot
Projecten en agents maken het werken met ChatGPT overzichtelijker. In een project blijft alles rond één thema bij elkaar: je gesprekken, documenten en toon. ChatGPT begrijpt daardoor beter wat je bedoelt en de antwoorden sluiten beter aan op je doel. Agents geven ChatGPT een vaste rol of schrijfstijl, zodat de toon en aanpak steeds gelijk blijven.
Begin met één project en breid het daarna uit. Je zult merken hoe prettig het is om thema’s gescheiden te houden en hoe de gesprekken daardoor verbeteren.
Wil je weten hoe je dit kunt opzetten voor je eigen organisatie of team? Stuur me gerust een bericht.
“Projecten zijn vooral handig bij werk dat zich over langere tijd uitstrekt: beleid, trainingen, marketing en kwaliteitsmanagement.”
Benieuwd naar Michiels zoektocht in AI?
Volg de blogreeks of plan vrijblijvend een kennismakingsgesprek!
Contact